La parte più critica dei team che eseguono simultaneamente progetti di piccole e grandi dimensioni è saper seguire il giusto procedimento. La corretta configurazione e la gestione del sito web includono queste aree chiave: team, tempo, strumenti e processo.

Team

Iniziamo con il tuo team perché è il più importante. Ricordare che le persone sono il pezzo più importante del puzzle ti terrà orientato verso ciò che conta e ti permetterà di raggiungere gli obiettivi.

Avere chiari ruoli e responsabilità di squadra è importante per evitare confusione su chi gestisce cosa. Ciò significa anche assegnare a qualcuno la gestione delle richieste non correlate al progetto corrente, come ad esempio le richieste di supporto. Se hai già un sito web o altri prodotti digitali, questa nuova prospettiva non sarà l’unica cosa che richiede il tempo del tuo team. Avere percorsi chiari per le altre richieste in ingresso ridurrà al minimo le distrazioni (e i ritardi) causati dalla gestione di progetti grandi e piccoli.

La squadra dovrebbe seguire i seguenti ruoli e responsabilità. A volte queste responsabilità saranno condivise su un progetto da più persone, ma è meglio evitare se possibile.

• Proprietario del prodotto. Colui che guida la strategia del prodotto e la gestione del progetto, nonché la definizione delle priorità di progettazione e ingegnerizzazione. Tra i suoi compiti, assicura che il piano scelto offra il ROI ottimale per il business, comunica e gestisce le parti interessate, organizza le risorse e ha contatti con gli stakeholder. In questo ruolo bisogna assicurarsi, come già detto, che il team sia felice e produttivo.
• Capo tecnico. È il responsabile della gestione quotidiana della squadra di sviluppo. Tra i suoi compiti c’è quello di rispettare le scadenze, presentare nuove funzionalità necessarie o possibili,  fare stime temporali e in che modo le varie funzionalità influirebbero sui tempi. Inoltre, pianifica e gestisce le riunioni sui progetti del team di sviluppo.
• Direttore di design. Responsabile della consegna per tutte le esigenze di progettazione. Presenta nuove architetture di progettazione o informazione, necessarie o ideali, e come queste possono avere un impatto sul tempo. Gestisce e imposta le riunioni di pianificazione dei progetti del team di progettazione .
• Capitano di supporto. Il capitano di supporto è responsabile della gestione di tutte le richieste di supporto degli utenti e degli utenti per siti o prodotti esistenti. Il loro compito è: Riesaminare e rispondere a tutte le richieste di supporto in entrata Risolvere eventuali bug nei siti esistenti o nei prodotti Comunicare lo stato delle richieste di supporto a stakeholder e clienti Monitorare i tempi di ogni richiesta di supporto (risposta, risoluzione, tempo di attesa).

Tempo

La gestione del tempo è la parte più semplice ma anche più trascurata della pianificazione del progetto. Strumenti e processi influiscono sulla gestione del tempo, ovviamente, ma qui ci soffermiamo su alcune semplici pratiche che aiutano a ridurre le distrazioni. Fare incontri brevi e diretti. Se non c’è una decisione da prendere, non programmare la riunione. Gli incontri giornalieri devono durare meno di un’ora. Inoltre, devi sapere che troppe riunioni distraggono il team, che invece dev’essere attento e produttivo. Tempi di esclusione. Orari di blackout durante il giorno per i membri del team. L’ideale è creare blocchi da due a tre ore, ad esempio uno al mattino e uno al pomeriggio. Questo darà loro tutto il tempo per lavorare su grandi problemi e blocchi del progetto.

Strumenti e processo

Gli strumenti che usi dovrebbero essere flessibili in base a ogni progetto e squadra. Usa ciò con cui il tuo team si sente a suo agio. Concentrati sui requisiti e rendi il team parte del processo. È importante essere inclusivi e coinvolgere ogni membro, in modo da imparare anche da loro. Ascolta i reclami relativi a problemi di comunicazione con le parti interessate. Guarda a cosa sta lavorando ogni persona e assicurati che sia fondamentale per questa fase del progetto. Molto importante è assicurarsi che la squadra sia concentrata.

Stimolali e fornisci anche a loro l’autorevolezza nel gruppo e l’esperienza, preziosa per il loro sviluppo professionale. Includi la tua squadra in tutto il processo. Parla spesso con loro dei loro obiettivi e del modo in cui sono i progetti su cui stanno lavorando o non soddisfano questi obiettivi. Mostrare un genuino interesse per il loro sviluppo professionale è importante per la loro produttività e lealtà verso l’azienda e voi. Fai tutto il possibile per evitare 12 ore al giorno di lavoro e nei fine settimana lavorativi. Non è sostenibile e non dovrebbe essere accettato come norma, e queste piccole cose contano per le persone.

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