Quando redigi il budget per la formazione aziendale, la prima domanda che devi porti è quanto spendere e dove spendere.

Indipendentemente dal fatto che tu stia mantenendo o aggiornando la formazione attuale, quando passi a un nuovo modello di formazione, dall’apprendimento in aula all’e-learning, il primo passo è creare un budget accurato. Ciò significa non solo sapere il costo di ogni attività, ma anche come valutare ciò che si ha e come assicurarsi che ciò che si acquista generi un profitto.

Ecco alcuni suggerimenti su come creare un budget adeguato e strategie per utilizzarlo al fine di comprendere il valore e il ROI della formazione aziendale.

• Sapere ciò che hai

Sembra un’affermazione ovvia, ma calcolare il budget non significa solo sapere cosa hai speso, ma anche sapere cosa devi spendere e cosa hai ottenuto per quello che hai speso. Devi considerare anche le risorse che hai a disposizione e quali di queste puoi sfruttare ora e in futuro.

Da queste informazioni puoi impostare una linea guida che puoi utilizzare per conoscere il tuo budget e misurare il tuo ROI.

Questo può essere un inventario di base delle risorse per iniziare, ma è solo l’inizio.

Se si considerano gli usi a cui tali risorse vengono assegnate, si inizia a creare un quadro di bilancio più complesso che può aiutare a comprendere il reale valore tangibile della propria formazione.

• Stabilire il costo di risorse e contenuti

Qualsiasi tipo di formazione, sia che venga creata internamente o acquistata esternamente, genererà contenuti. È necessario compiere un audit di precedenti contenuti disponibili e analizzarli. In tal modo in base ai requisiti di formazione attesi saprai cosa hai a disposizione e cosa invece devi creare investendo nuove risorse.

Le risorse di formazione, tuttavia, vanno oltre il semplice contenuto. Dovresti valutare la anche l’esperienza di apprendimento e sviluppo interna.

Chi guida e coordina la formazione? Quali competenze sono necessarie nella tua organizzazione per avviare un programma di e-learning?

Se si utilizza l’e-learning, potrebbe essere necessario un ampio personale ICT per occuparsi di un sistema di gestione dell’apprendimento

Anche risposte a queste domande devono essere incluse nel budget.

• Risparmiare sui costi

La formazione è spesso considerata un onere, che comporta costi aggiuntivi su un budget organizzativo già vincolato. Una risposta a questa critica è di fare una formazione più intelligente e più efficiente. Introducendo l’e-learning, puoi ottenere sensibili risparmi sui tempi di esecuzione e soprattutto sui costi.

Attraverso l’e-learning non è necessario mandare il personale a corsi di formazione, con ovvi risparmi sui costi di viaggio e sulla perdita di produttività. Inoltre, in una sessione tradizionale di formazione è necessario combinare gli orari di più partecipanti: un compito particolarmente difficile in un’azienda con numerosi dipendenti.

Le sessioni tradizionali di formazione in classe tendono ad essere eventi unici. Anche se i partecipanti possono andare via con le loro dispense da asporto o un link alla versione online del contenuto, molto pochi si preoccuperanno di rivederli.

L’e-learning, d’altra parte, può essere reso disponibile in modo continuo consentendo ai dipendenti di apprendere nel loro tempo e al proprio ritmo, un ottimo modo che rende disponibili i contenuti in qualsiasi momento senza determinare la necessità di fissare nuove sedute di formazione.

• Valutazione dei costi di manutenzione

Anche se l’e-learning può sembrare un’opzione meno costosa (risparmiando le spese in sessioni di formazione una tantum), spesso comporta altri costi.

I cambiamenti nelle aree tematiche e nei contenuti potrebbero richiedere l’aggiornamento dell’e-learning. Potresti avere le risorse per apportare queste modifiche o potresti dover acquistare le competenze necessarie per farlo. Se le modifiche a un’area sono sostanziali (nuova legislazione, ad esempio), potresti aver bisogno di corsi completamente nuovi.

Ancora una volta, la domanda è se si dispone delle competenze per offrire una nuova formazione o se è necessario trovare un fornitore per fornire corsi.

Per le organizzazioni su base internazionale, c’è anche un potenziale costo nella localizzazione dei contenuti per distribuirli in diverse lingue.

• Rapporto costi / efficacia

Per avere una visione più completa del budget per la formazione, è necessario misurare questo rapporto per verificare se i costi sostenuti per i programmi di formazione abbiano realmente portato ad una migliore formazione dei tuoi dipendenti e in ultimo un miglioramento delle loro performance.

L’e-learning risulta un metodo efficace anche per la memorizzazione delle informazioni: molti studi mostrano come dopo una lezione tradizionale le persone dimentichino quanto imparato nel giro di poco tempo. Perciò fare in modo che l’e-learning sia disponibile su più piattaforme e dispositivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aiuta a migliorare la memorizzazione.

Anche il microlearning aiuta la memorizzazione e consente alle persone di aggiornare la loro formazione come e quando ne hanno bisogno. L’e-learning utilizza strategie multimediali e di apprendimento che attirano l’attenzione come scenari di vita reale e gamification per coinvolgere gli studenti e motivarli a imparare.

L’e-learning aumenta anche il potenziale di utilizzo e riutilizzo dei contenuti. Ciò significa che i contenuti che crei o acquisti possono essere utilizzati innumerevoli volte e in una varietà di modi diversi, raggiungendo un pubblico più ampio con maggiore regolarità.

• Generazione del ROI

Ricerche in ambito accademico e aziendale hanno dimostrato con chiarezza che l’investimento in formazione si traduce in una forza lavoro più produttiva con una base di competenze più elevata.

Gli investimenti nella formazione sono inoltre un buon indicatore del successo aziendale.

L’obiettivo è quindi investire risorse per creare una cultura dell’apprendimento aziendale che si autoalimenti.

Incoraggiare e consentire ai dipendenti di assumere il controllo e la responsabilità della propria formazione e responsabilizzarli a formare gli altri sono i passi logici successivi che consentono agli studenti di imparare al proprio ritmo e nei loro tempo. Questo approccio rende la formazione più vicina a ciò che realmente è necessario nel flusso di lavoro, rendendo la sua rilevanza più evidente e i suoi benefici più tangibili.

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