In ciascuna azienda è indispensabile formare i dipendenti sull’utilizzo responsabile della tecnologia. In questo senso, i pilastri formativi su cui deve fondarsi la strategia e il successo di ciascuna organizzazione sono fondamentalmente quattro e devono essere comuni soprattutto a quelle imprese interessate da innovazioni legislative e tecnologiche molto frequenti e rapide.

I piani formativi

La formazione deve concentrarsi innanzitutto sull’elaborazione di piani formativi ben strutturati e rivolti alle competenze e alle mansioni degli utenti.

Solitamente, all’interno di un’impresa vengono redatti tre differenti progetti di formazione dedicati ai vertici, ai comuni funzionari e alle categorie di lavoratori più specifiche e settoriali. Questa tripartizione di contenuti generalmente riesce a sciogliere la maggior parte dei problemi aziendali sia all’interno delle PMI, sia nelle multinazionali e nelle imprese pubbliche più complesse.

Invece, la scelta tra il training in aula e quello in modalità e-learning dipende principalmente dal numero dei soggetti da formare e dalle risorse disponibili.

I programmi di insegnamento

Durante i percorsi formativi i dipendenti dovrebbero essere ampiamente sensibilizzati riguardo le trasformazioni apportate dalla nuova Industria 4.0.

In primis l’informazione sull’uso responsabile delle tecnologie permette di comprendere la differenza tra il loro uso produttivo e relativo all’azienda e un altro utilizzo di tipo personale e non regolamentato, come avviene spesso quando ad un lavoratore viene lasciata la possibilità di usare un dispositivo. Questo passo risulta quindi fondamentale nell’ambiente dello smart working.

Un secondo percorso formativo dovrebbe includere l’aspetto del controllo, in modo da istruire gli impiegati sulle possibilità di verifica delle loro attività che le tecnologie permettono, sia mentre lavorano, sia dopo. È dunque ideale comportarsi con maggiore consapevolezza.

Una terza linea di formazione dovrebbe comprendere l’aspetto di riorganizzazione del personale e delle strutture, per rendere questi elementi più disponibili all’ingresso dello smart working in realtà più tradizionali. La riorganizzazione del lavoro passa anche attraverso la ridefinizione e l’individuazione di compiti e profili nuovi, come un Ethical Hacker o un Data Protection Officer.

Come quarto percorso è necessario illustrare il quadro normativo sulla protezione dei dati (il recente Regolamento europeo), riguardo i rischi e le responsabilità in azienda, i limiti dello Statuto dei Lavoratori, la conservazione digitale dei documenti e i limiti legali relativi ai comportamenti sul web e sui social network.

Infine, altrettanto importante è prevedere un piano formativo in tema di sicurezza dei sistemi, dei dati e di difesa degli asset digitali dell’azienda.

Le corrette indicazioni

Terminata la formazione, appare opportuno stabilire alcuni punti essenziali tramite delle istruzioni dettagliate consegnate a tutti i profili dell’azienda, interni ed esterni che siano. Le informazioni possono essere anche impartite tra i vertici e devono essere finalizzate a evidenziare delle modalità concrete per risolvere un problema che si potrebbe presentare. In tal modo è possibile anticipare diverse problematiche aziendali prevedendo i corretti comportamenti da adottare.

Le policy e i regolamenti aziendali

Questi sono strumenti indispensabili per regolare varie ed ampie questioni aziendali. Si può pensare, ad esempio, a una policy per l’uso della posta elettronica, a una per la presenza sui social network, a una sull’utilizzo degli strumenti informatici aziendali o a una relativa all’uso della rete aziendale. Di solito queste policy sono elaborate da appostivi comitati o gruppi di lavoro specializzati che si riuniscono ad intervalli regolari.

Nello specifico una formazione certificata e ben regolata, aumenta il livello generale di sicurezza e di efficienza dell’intero sistema, anche verso l’esterno.

In conclusione, possiamo affermare con certezza che questi quattro ambiti sono effettivamente connessi tra loro all’interno dei contesti aziendali odierni di smart working ed è necessario garantirli per contribuire all’applicazione di una concreta sicurezza tecnologica aziendale da parte dei lavoratori.

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